Conosciamo Welcomeasy: main sponsor di YOUnite
Sono tanti gli speaker che parteciperanno a YOUnite il 25 e il 26 novembre 2020, ma pochi e selezionati gli sponsor dell’evento.
Abbiamo scelto le migliori aziende e tra le più illustri figura certamente Welcomeasy, una App davvero rivoluzionaria per il mondo del turismo, in particolare per quello legato agli affitti brevi.
Ma vediamo insieme a Paolo Zennaro, CEO di Welcomeasy, come funziona e in che modo una App può migliorare e semplificare la vita di chi lavora in quest’ambito.
Ciao Paolo, raccontaci un po’ cos’è Welcomeasy e com’è nata l’idea
Welcomeasy è la prima App pensata per la gestione dei check-in degli ospiti in modo altamente professionale e automatizzato.
L’idea è nata da una situazione che ha interessato uno dei nostri soci, il quale si è trovato a dover gestire all’improvviso 45 case con pochissimo personale.
Il problema principale era rappresentato dalla montagna di documenti da dover registrare alla fine della giornata, il che comportava un enorme perdita di tempo.
La soluzione era proprio davanti ai nostri occhi e così nel novembre 2019 abbiamo rilasciato la prima versione dell’App, riscontrando da subito ottimi feedback da parte di chi l’aveva provata.
Quindi, come funziona Welcomeasy?
Welcomeasy è stata pensata per essere estremamente semplice da usare, infatti l’unico strumento di cui si ha veramente bisogno per poterlo utilizzare è il proprio smartphone.
Grazie alla fotocamera, lo smartphone cattura i dati dei passaporti e dei documenti di identità degli ospiti, compila automaticamente le schedine e le invia al Portale Alloggiati, comunicando l’avvenuto check-in.
Abbiamo pensato a 3 modalità di acquisizione dei dati:
● manuale
● tramite scansione del codice MRZ (il codice che si trova sui passaporti e le carte di identità elettroniche)
● attraverso il sistema OCR (tecnologia che riconosce i caratteri e li converte in formato digitale)
Questo per venire incontro alle diverse casistiche che si possono riscontrare durante un check-in e per evitare che i check-in manager continuino a scattare le foto ai documenti degli ospiti e le condividano con l’agenzia tramite WhatsApp. Sappiamo che non è legale farlo, vero?
Quindi il vostro sistema è a prova di GDPR, giusto?
Esattamente. I dati degli ospiti sono tutelati secondo le norme previste dal GDPR, ci siamo adoperati per ricevere una certificazione in tal senso che dia tutte le sicurezze del caso a chi sceglie di utilizzare Welcomeasy.
Restando in tema di sicurezza, Welcomeasy salva anche tutte le ricevute di invio delle Schedine Alloggiati e le conserva per 5 anni sui suoi server a titolo gratuito, anche per chi eventualmente sceglierà di sospendere l’abbonamento.
Welcomeasy invia i dati al Portale Alloggiati tramite internet. Cosa succede se non ho connessione?
Abbiamo pensato anche a questo.
A Venezia in modo particolare – città dove viviamo – il cellulare non prende dappertutto, per questo abbiamo pensato alla possibilità di creare all’interno della App una sorta di “check-in in sospeso” che salva tutti i dati, ma si riserva di inviarli al Portale Alloggiati solo quando il cellulare si riconnetterà alla rete.
Check-in in sospeso… e se un ospite arriva dopo gli altri?
Anche in questo caso sarà possibile tenere in stand-by il check-in, così da inviare tutti i dati degli ospiti solo dopo che questo sarà completato.
Infatti, sarà possibile iniziare la compilazione del check-in per gli ospiti presenti e poter inserire gli ospiti mancanti solo dopo che questi saranno arrivati.
In tal caso, l’inserimento di successivi ospiti potrà essere effettuato anche da un altro dispositivo.
E per quanto riguarda ISTAT e Tassa di soggiorno?
Da poco abbiamo implementato anche queste due funzionalità: infatti Welcomeasy è in grado di predisporre i dati sia per ISTAT che per la tassa di soggiorno.
Sappiamo che ogni regione ha le proprie regole, Welcomeasy è studiata per poterle rispettare, a seconda delle esigenze territoriali.
Al momento l’App non include la registrazione del pagamento della stessa, essendo il suo principale scopo quello di gestire il check-in ospite.
Ci sono novità in programma che possiamo svelare?
Certo, innanzitutto stiamo stilando una serie di accordi con i diversi PMS per poterci integrare con essi e far comunicare i sistemi. L’intento è sempre e comunque quello di facilitare e snellire la burocrazia legata a questo lavoro.
Seguendo questa strada è prossima all’uscita stiamo anche progettando di lanciare la possibilità di effettuare i check-in online, esigenza nata soprattutto a causa del Covid-19.
Abbiamo anche realizzato un badge che consegneremo a tutte le strutture (alberghi, B&B, appartamenti, ecc…) che sceglieranno Welcomeasy, allo scopo di dare maggior sicurezza all’ospite, garantendogli un vero check-in contactless.
Facciamo un recap: quali sono i vantaggi di utilizzare Welcomeasy?
Il primo vero vantaggio di utilizzare Welcomeasy è l’enorme risparmio di tempo.
Con la nostra App riusciamo a completare un check-in in soli 38 secondi (abbiamo un video che lo dimostra, durante il quale eseguiamo tutti i passaggi senza fretta), ciò ci dà la possibilità di sfruttare il tempo risparmiato – tolto alla compilazione a mano delle Schedine Alloggiati – per prenderci maggior cura del nostro ospite e fare poi la differenza anche in termini di recensioni positive sui portali online.
Un altro grande vantaggio di Welcomeasy, relativamente al quale andiamo particolarmente fieri, è la diminuzione dello spreco di carta che l’utilizzo della App comporta.
Trasportando tutte le operazioni di compilazione dei dati a livello digital, facciamo un grosso favore al pianeta che in questo momento ha decisamente bisogno del nostro contributo per riprendersi.
Vogliamo poi parlare della comodità di fare tutto con il proprio smartphone (o tablet)? Ognuno di noi ha in tasca (almeno) uno smartphone, il che significa che tutti noi possiamo facilmente accedere a Welcomeasy, utilizzandola per alleggerire di molto il nostro lavoro di check-in manager.
Inoltre, dal momento che questa App è nata principalmente per aiutare le agenzie immobiliari che gestiscono decine di appartamenti e che devono coordinare diversi check-in manager, essa si appoggia a una dashboard consultabile da desktop veramente molto snella e di facile utilizzo, la quale permette di monitorare il lavoro di ogni collaboratore.
Ultima domanda prima di chiudere. La App è davvero rivoluzionaria, ma il costo?
Il costo ti sorprenderà, ma prima di svelarlo ci tengo a dire che Welcomeasy offre 30 giorni di prova gratuita (che non richiede l’inserimento dei dati della carta di credito) che vanno a sommarsi ad altri 30 giorni gratis nel caso in cui si decida di sottoscrivere l’abbonamento annuale.
Il costo per struttura, con l’abbonamento annuale, è di 2,99 euro al mese, il quale diminuisce all’aumentare delle strutture inserite.
Abbiamo però anche pensato ad una formula a carnet per coloro che lavorano più a livello stagionale che annuale, la quale prevede l’acquisto di 25 check-in al prezzo di 22,50 euro, utilizzabili indistintamente su infinite strutture.
Vi abbiamo fatto venire voglia di provarla?
Vi lasciamo qui i link per poterla scaricare sia per iOS che per Android.
Oppure venite a conoscerla al nostro evento YOUnite by HOST B2B.
